醫(yī)院信息系統(tǒng)更替硬核方案

隨著醫(yī)療改革的不斷深化，醫(yī)院運(yùn)行管理需求的不斷提高，醫(yī)院信息系統(tǒng)要不斷地進(jìn)行升級和改造，以適應(yīng)發(fā)展的要求。當(dāng)前醫(yī)院信息系統(tǒng)已經(jīng)成為支撐醫(yī)院業(yè)務(wù)運(yùn)行的必要保障，信息系統(tǒng)的連續(xù)運(yùn)行又使得對其進(jìn)行更新和替換變得困難，導(dǎo)致大部分信息系統(tǒng)不得不超期服役。

因此，如何做好醫(yī)院新舊系信息統(tǒng)更替工作，成為不少醫(yī)院信息化建設(shè)的痛點。

有哪些常規(guī)問題是我們需要考慮的呢？

系統(tǒng)更換過程中可能存在的風(fēng)險醫(yī)院信息系統(tǒng)從舊系統(tǒng)到新系統(tǒng)切換的成功對醫(yī)院來說至關(guān)重要，但在系統(tǒng)切換過程中不可避免的會遇到各種問題，影響新系統(tǒng)正常上線。出現(xiàn)的問題種類一般表現(xiàn)在以下幾個方面。

01

系統(tǒng)切換方式

系統(tǒng)切換是采用兩套系統(tǒng)并行的方式還是“一刀切”的方式？兩套系統(tǒng)并行是指在新系統(tǒng)上線的同時現(xiàn)有系統(tǒng)仍然使用，待新系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、細(xì)節(jié)修改完畢、基本沒有問題后再逐漸全部切換至新系統(tǒng)。

“一刀切”指新系統(tǒng)上線后現(xiàn)有系統(tǒng)立即停止使用，現(xiàn)有系統(tǒng)的數(shù)據(jù)通過設(shè)定好的規(guī)則導(dǎo)入到新系統(tǒng)，一切數(shù)據(jù)以新系統(tǒng)為準(zhǔn)。前者對現(xiàn)有系統(tǒng)影響小，幾乎不影響現(xiàn)有系統(tǒng)的運(yùn)行，新系統(tǒng)如果出現(xiàn)問題，可以隨時切換回現(xiàn)有系統(tǒng)，風(fēng)險小。

但由于兩套系統(tǒng)同時并行，在數(shù)據(jù)統(tǒng)一性和完整性上會存在一定的問題。后者數(shù)據(jù)統(tǒng)一性、完整性能夠滿足要求，但切換風(fēng)險大，一旦出現(xiàn)問題，對醫(yī)院業(yè)務(wù)造成的影響較大。

02

原始數(shù)據(jù)處理問題

新系統(tǒng)相對于現(xiàn)有系統(tǒng)在開發(fā)工具和數(shù)據(jù)庫方面可能有所變動，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)可能發(fā)生變化，現(xiàn)有系統(tǒng)的原始數(shù)據(jù)無法被新系統(tǒng)使用，對于這部分原始數(shù)據(jù)的處理需要仔細(xì)考慮。

數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是系統(tǒng)切換工作中的一項基礎(chǔ)工作，有的數(shù)據(jù)可能是現(xiàn)有系統(tǒng)沒有的，需要手工錄入；有的數(shù)據(jù)需要從現(xiàn)有系統(tǒng)經(jīng)過合并、轉(zhuǎn)換導(dǎo)入新系統(tǒng)。不管是哪種情況，都需要認(rèn)真、細(xì)致的完成。否則，問題會在系統(tǒng)切換時集中爆發(fā)，后悔莫及。

03

用戶使用習(xí)慣問題

系統(tǒng)切換會對用戶的使用習(xí)慣帶來較大影響，主要表現(xiàn)在系統(tǒng)操作流程的改變上。相對于現(xiàn)有系統(tǒng)來說新系統(tǒng)在操作方式上會有較大變化，這就要求用戶改變使用現(xiàn)有系統(tǒng)形成的一些習(xí)慣。這會在系統(tǒng)更換過程中帶來一定的阻力，如何將這種阻力降到低是需要考慮的問題。

系統(tǒng)更換的詳細(xì)方略

01

測試系統(tǒng)的準(zhǔn)備與應(yīng)用

1.1測試硬件的準(zhǔn)備

首先，按新系統(tǒng)需求采購新的應(yīng)用服務(wù)器及存儲設(shè)備，安裝配置數(shù)據(jù)庫、中間件、應(yīng)用服務(wù)。其次，在信息中心準(zhǔn)備幾臺測試用電腦，要選擇終端用戶的各類機(jī)型，避免正式啟用時，終端用戶因電腦配置不夠無法正常使用的情況。安裝測試程序及相關(guān)控件；安裝各流程所需的外接硬件設(shè)備；準(zhǔn)備各類表單測試用紙。

1.2基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入與維護(hù)

新系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典與在用系統(tǒng)有所不同，需由相應(yīng)科室維護(hù)人員進(jìn)行初步對應(yīng)，由數(shù)據(jù)庫人員將新、老系統(tǒng)表結(jié)構(gòu)導(dǎo)出后進(jìn)行關(guān)聯(lián)導(dǎo)入。對于導(dǎo)入后仍缺少的字段，再進(jìn)行逐一維護(hù)。

此外，因距離正式上線還會有一段時間，此時間段內(nèi)產(chǎn)生的新數(shù)據(jù)，要求維護(hù)人員在新、老系統(tǒng)中同時維護(hù)，一方面是避免切換時再次導(dǎo)入，另一方面也是對維護(hù)人員的培訓(xùn)。對于庫存類的實時數(shù)據(jù)要確認(rèn)字段，待正式切換時才導(dǎo)入，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一定要仔細(xì)核對。

1.3功能測試

廠商實施人員演示系統(tǒng)功能，信息中心人員實踐操作各種流程是否順暢、錄入異常值的邏輯判斷是否正確、查看各環(huán)節(jié)的信息是否一致、生成報表是否正確、打印表單的格式是否符合要求。因為每個人的操作習(xí)慣不同、關(guān)注重點不同，所以測試過程分工輪番進(jìn)行，以確保每個測試點有多人操作，能夠盡量全面地完成測試任務(wù)。

1.4測試結(jié)果總結(jié)

測試結(jié)果編制固定的表格樣式，每個人按格式填寫，至少要包括：測試人、測試時間、功能模塊、測試數(shù)值、測試結(jié)果。每項測試任務(wù)完成后，要及時匯總：過濾結(jié)果正常的測試點，刪除重復(fù)存在的問題，與廠商實施人員確認(rèn)剩余問題，得到雙方確認(rèn)后，標(biāo)記為實證問題，備份記錄。

整個測試的過程引用PDCA戴明環(huán)質(zhì)量管理的過程：Plan，計劃測試任務(wù)，確定單元測試或集成測試;Do，實施測試；Check，檢查整理測試結(jié)果；Action，確認(rèn)存在的問題，溝通解決的方案，對于沒有解決的問題，提交給下一個PDCA循環(huán)中去解決。

02

功能需求的優(yōu)化

2.1老系統(tǒng)功能模塊的梳理

對在用系統(tǒng)的功能進(jìn)行梳理，分角色、分模塊進(jìn)行總結(jié)歸納，尤其對一些在過去運(yùn)行過程中優(yōu)化的功能點，要特殊標(biāo)注，簡要記錄其實現(xiàn)的方式方法。

2.2新老系統(tǒng)功能對比

對比新、老系統(tǒng)的功能情況，討論確定新系統(tǒng)較老系統(tǒng)有所優(yōu)越的功能流程；確定新系統(tǒng)不適用的功能是否沿用老系統(tǒng)的優(yōu)勢功能。討論過程要有各管理部門的主管參加，由他們提出問題，確定符合業(yè)務(wù)要求的功能實現(xiàn)方式。

2.3醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展需達(dá)到的功能

根據(jù)醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展的規(guī)劃，對比電子病歷系統(tǒng)功能評價、互聯(lián)互通評級等更高別的功能要求，確定近三年需要實現(xiàn)的功能目標(biāo)。

2.4新需求的確認(rèn)及進(jìn)度說明

將測試中確認(rèn)的問題、新老系統(tǒng)對比中確認(rèn)的功能、以及中長期規(guī)劃要達(dá)到目標(biāo)功能匯總整理，確認(rèn)優(yōu)先級別、確認(rèn)完成時限。

需求功能的確定應(yīng)用了關(guān)鍵成功因素法，通過管理部門、操作用戶及開發(fā)方共同討論，確定功能需求的優(yōu)先程度、實現(xiàn)需求的難易程度及時長，確定出實現(xiàn)所有需求的時間軸：緊急且易于實現(xiàn)的功能要短期完成；緊急但不易于實現(xiàn)的功能要中期完成；可緩且易于實現(xiàn)的功能要在上線前完成；可緩且不易于實現(xiàn)的功能可隨著上線后實際應(yīng)用的情況，確定是否必須的需求，從而轉(zhuǎn)化為又一輪的關(guān)鍵因素進(jìn)行討論確定。

03

不可輕視的人員培訓(xùn)

3.1流程講解

組織全員的培訓(xùn)時，可按患者就診的全過程進(jìn)行講解，區(qū)分門診、住院的主業(yè)務(wù)流程。要由醫(yī)務(wù)、護(hù)理、財務(wù)等部門參與，強(qiáng)調(diào)新系統(tǒng)培訓(xùn)的重要性，回復(fù)并記錄操作人員提出的問題。確認(rèn)是否需進(jìn)一步改進(jìn)，如需改進(jìn)還需進(jìn)行之前的需求優(yōu)化、再次培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

3.2分角色培訓(xùn)

按某一角色進(jìn)行專場培訓(xùn)。建議以信息部門人員培訓(xùn)為主，開發(fā)商實施人員為輔。因為信息部門人員熟悉新、老系統(tǒng)的各操作環(huán)節(jié)，可有針對地講解操作上的不同，強(qiáng)調(diào)正確的操作模式。

因為是分角色培訓(xùn)，所以培訓(xùn)人應(yīng)提前準(zhǔn)備好講解數(shù)據(jù)，并準(zhǔn)備充足的測試數(shù)據(jù)讓參加人員現(xiàn)場操作，通過現(xiàn)學(xué)現(xiàn)用，強(qiáng)化練習(xí)，及時答疑，糾正錯誤，使培訓(xùn)更有效率。

04

正式庫的安裝與調(diào)試

4.1服務(wù)器配置

按測試的情況，優(yōu)化配置正式庫的服務(wù)器、存儲等設(shè)備。檢查調(diào)整網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、應(yīng)用安裝，部署防火墻、安全策略等。

4.2客戶端安裝

按角色整理客戶端所需安裝的系統(tǒng)、工具、插件設(shè)置及硬件驅(qū)動的清單，按清單為醫(yī)生、護(hù)士等不同用戶電腦安裝所需的程序并配置調(diào)試好外連設(shè)備，盡可能做到每個終端只跑一次，減少硬件人員工作量，同時也避免影響臨床用戶的正常使用。

05

切換方案的確定和實施

5.1切換方案的確定

常見的切換方式有3種：直接切換、并行切換、逐步切換。直接切換是在一個時間點，老系統(tǒng)全部停止，同時新系統(tǒng)啟用運(yùn)行的方式。這個方式需要前期做好充分的準(zhǔn)備及應(yīng)急。但方便醫(yī)院各項數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計。

并行切換是在一段時間內(nèi)新、老系統(tǒng)同時運(yùn)行，即未出院的仍用老系統(tǒng)，新入患者使用新系統(tǒng)操作。這個方式對操作人員比較麻煩，每天工作需要在兩個系統(tǒng)中來回切換，且不利于數(shù)據(jù)的查詢統(tǒng)計。

但方便患者，不會產(chǎn)生兩次起付線。逐步切換主要在一些接口系統(tǒng)切換中常用，由于主業(yè)務(wù)流程的切換工作量比較大，可將部分接口程序保留，等穩(wěn)定后再逐個切換的方式。

這個方式對開發(fā)商要求增加，接口都需按兩倍工作量雙倍費用實施。從數(shù)據(jù)質(zhì)量考慮，醫(yī)院確認(rèn)了主要采用直接切換的方式，僅一個檢查科室因功能不支持，仍保留老系統(tǒng)，待后期再逐步切換。

5.2系統(tǒng)切換的實施

方案、時間確定后，提前兩天召集職能科室，公布切換方案，講解切換步驟：先停住院流程，在老系統(tǒng)結(jié)算所有患者，之后為繼續(xù)住院的患者辦理入院，同時可辦理當(dāng)天新入院的患者，但要求科室當(dāng)天不要產(chǎn)生費用。然后導(dǎo)入住院相關(guān)庫存，并讓科室核對。之后，停止所有門診業(yè)務(wù)，啟用手工流程。

導(dǎo)入所有門診相關(guān)庫存，并讓科室核對。零點啟用正式庫，跟蹤指導(dǎo)各用戶進(jìn)行新系統(tǒng)的操作。觀察保障白天就診高峰期的使用情況，服務(wù)器壓力等。

5.3應(yīng)急預(yù)案的制定

信息部門是技術(shù)支持保障部門，且系統(tǒng)切換存在一定風(fēng)險，一定要做好應(yīng)急預(yù)案，考慮各種可能突發(fā)的故障，制訂好應(yīng)急預(yù)案，并公告各管理科室及操作用戶熟練掌握，隨時檢查應(yīng)急所需備品是否齊全可用。做到未雨綢繆、有備無患。

結(jié)語

一般需經(jīng)過數(shù)月的籌備和計劃，醫(yī)院信息系統(tǒng)切換工作方能順利完成，各崗位用戶也能逐漸熟練操作，各流程運(yùn)轉(zhuǎn)正常。信息中心也在此過程中應(yīng)該總結(jié)了經(jīng)驗心得，為日后提高工作效率奠定了基礎(chǔ)。信息化建設(shè)工作需要多部門支持配合，前期的調(diào)研、評估，中期的循環(huán)測試、確認(rèn)，后期的實施切換，都要團(tuán)結(jié)多部門協(xié)作，加強(qiáng)自身專業(yè)技能，增強(qiáng)工作責(zé)任心，細(xì)心、耐心地對待每項工作，方能保障信息化工作的穩(wěn)定開展。